Was passiert ohne Vergütungsvereinbarung

Stellen Sie sich vor: Sie haben einen Mandanten ein halbes Jahr betreut, einen Erbschaftsfall begleitet, drei Einsprüche eingelegt — und stellen am Ende eine Rechnung über 8.500 €. Der Mandant ruft an: „So viel hatten wir nie besprochen.“

Sie schauen in die Akte. Es gibt einen Auftrag, aber keine Vergütungsvereinbarung. Was Sie jetzt durchsetzen können, regelt die StBVV: die gesetzliche Gebühr. Mehr nicht.

Ohne Vergütungsvereinbarung gilt die Mittelgebühr nach Tabellen A bis D. Liegt Ihr tatsächlicher Aufwand darüber, weil der Fall kompliziert war: Pech. Liegt er knapp drüber, weil Sie qualitativ überdurchschnittlich gearbeitet haben: dasselbe.

Eine Vergütungsvereinbarung ist deshalb nicht „extra“. Sie ist der Normalfall jeder professionellen Honorarpolitik.

Wann brauchen Sie eine Vergütungsvereinbarung?

Drei Fälle, in denen die StBVV verlangt, dass Sie es schriftlich festhalten:

Sie wollen mehr verdienen als die gesetzliche Gebühr. Klassischer Fall: 17/10-Gebühr statt Mittelgebühr 5,5/10, weil der Mandant überdurchschnittlich aufwendig ist. Ohne Vereinbarung kriegen Sie nur die Mittelgebühr.
Sie vereinbaren eine Pauschale. §14 StBVV verlangt: Textform, mindestens ein Jahr Laufzeit, klar abgegrenzte Tätigkeiten.
Sie wollen unter der gesetzlichen Gebühr bleiben — z. B. bei Stammkunden. In außergerichtlichen Angelegenheiten möglich, aber muss „in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko“ stehen und schriftlich vereinbart sein.

Sechs Pflichtangaben nach §4 StBVV

Damit eine Vergütungsvereinbarung formwirksam ist, muss sie diese sechs Anforderungen erfüllen:

1. Bezeichnung als „Vergütungsvereinbarung“. Der Begriff muss explizit verwendet werden — oder ein „vergleichbarer Ausdruck“ wie „Honorarvereinbarung“. Wer das weglässt, riskiert die Formunwirksamkeit.

2. Optisch deutlich abgesetzt. Die Vergütungsvereinbarung darf nicht in einem Mandatsvertrag versteckt werden. Eigenes Dokument oder zumindest ein klar abgegrenzter Block mit eigener Überschrift.

3. Nicht in der Vollmacht. Eine Honorarklausel innerhalb einer Mandantenvollmacht ist explizit unzulässig.

4. Textform. Seit der StBVV-Reform reicht Textform aus — also auch E-Mail, signiertes PDF oder Online-Formular. Eine händische Unterschrift auf Papier ist nicht mehr zwingend.

5. Höhe der Vergütung klar bestimmbar. „Nach Aufwand“ reicht nicht. Wer mit Stundensätzen arbeitet, muss sie beziffern. Wer mit einem Faktor der StBVV-Tabellen arbeitet („17/10 der vollen Gebühr nach Tabelle A“), muss das so benennen.

6. Bei Pauschale: Tätigkeitsliste und Mindestlaufzeit. §14 StBVV verlangt für Pauschalvergütungen: mindestens ein Jahr Laufzeit, eine konkrete Aufzählung der erfassten Tätigkeiten, und den Hinweis, dass nur regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten erfasst werden dürfen — Einzelaufträge wie ein Einspruch werden nicht von einer Pauschale gedeckt.

Fünf Fehler, die wir in der Praxis sehen

Honorarklausel im Mandatsvertrag. Eine „der Steuerberater berechnet seine Tätigkeit nach Aufwand mit 180 € pro Stunde“-Klausel mitten im Mandatsvertrag ist unwirksam, weil nicht abgesetzt.

Keine Bezeichnung. Eine Vereinbarung über die Vergütung, die nicht als solche benannt ist, ist formunwirksam — selbst wenn alles andere stimmt.

Mündliche Absprache. „Wir machen das pauschal für 600 € im Monat“ — am Telefon vereinbart, nirgendwo schriftlich festgehalten: kein Anspruch auf 600 € pro Monat. Es gilt die gesetzliche Gebühr.

Pauschale ohne Mindestlaufzeit. „Pauschale auf Probe für drei Monate“ ist formunwirksam. §14 StBVV setzt mindestens ein Jahr.

Pauschale ohne Tätigkeitsliste. „Alle laufenden Tätigkeiten“ als Beschreibung reicht nicht. Der Mandant muss beim Lesen verstehen können, was genau erfasst ist.

Vereinbarung als Teil des Angebots

Einen Schritt weiter geht, wer die Vergütungsvereinbarung gar nicht als separates Dokument erstellt, sondern direkt ins Honorarangebot integriert. Das funktioniert, weil §4 StBVV die Trennung von „anderen Vereinbarungen“ verlangt — ein Honorarangebot aber selbst die Vergütungsvereinbarung ist, sobald der Mandant zustimmt.

Die moderne Form: Sie schicken dem Mandanten ein PDF, das (a) als Vergütungsvereinbarung bezeichnet ist, (b) die Pflichtangaben enthält, (c) die Leistungen transparent mit Preisen ausweist — auch die inkludierten zu 0,00 € — und (d) mit einer Bestätigung per E-Mail oder Klick verbindlich wird.

Das spart die separate Vereinbarung, ist textformkonform und macht den Scope sichtbar. Der Mandant unterschreibt nicht zwei Dokumente, sondern eines: dasselbe, das er später als Rechnungsgrundlage in der Hand hat.

Fazit

Eine Vergütungsvereinbarung ist kein Verwaltungsakt. Sie ist Ihr wichtigster Schutz: gegen Mandanten-Diskussionen, gegen das Zurückfallen auf die gesetzliche Gebühr, gegen formale Anfechtbarkeit.

Die sechs Pflichtangaben aus §4 StBVV sind keine Bürokratie, sondern die Voraussetzung dafür, dass das, was Sie und Ihr Mandant besprochen haben, am Ende auch durchsetzbar ist.

Wer das einmal sauber aufgesetzt hat — als Mustertext oder als integriertes Angebot — schreibt jede weitere Vereinbarung in zwei Minuten.

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